Processus achat : comment l’optimiser ?

Soucieuses de maitriser leurs dépenses, de fluidifier le traitement administratif des achats et de respecter les contraintes réglementaires tels que les délais de paiement ou encore la facturation électronique, de nombreuses sociétés nous sollicitent aujourd’hui pour revoir leur processus achat.

Ce sujet devient même une préoccupation clé des directions financières et des directions générales de toutes tailles, PME, ETI et grandes entreprises. C’est pourquoi, nous avons aujourd’hui sollicité Margaux Petit-Brisson et Jean-Mathieu Bellanger, consultants June Partners, qui interviennent régulièrement chez nos clients pour traiter ces problématiques dans cet épisode de The June Podcast :

Sommaire de l’épisode

• Les étapes du processus et les irritants
• La méthodologie du projet “Purchase to Pay”
• Conclusion et conseils supplémentaires

1. Les étapes du processus et les irritants

Tout d’abord, quelles sont les grandes étapes du cycle achat ?

Margaux Petit-Brisson : Le processus achat que l’on nomme aussi “Purchase to Pay” se décompose en 3 grandes étapes :

• Une première étape allant du besoin à l’achat englobant notamment la planification des achats, l’appel d’offres et la négociation, la gestion des contrats.
• Une deuxième étape allant de l’achat à la commande incluant l’ordre d’achat, la validation de l’achat et la commande.
• Une troisième étape allant de la commande au paiement où l’on retrouve la réception de la commande, la facturation du bien ou de la prestation de service, la réconciliation commande/réception/facture, et le paiement.

Quelles sont les principales caractéristiques d’un processus achat défaillant ?

Jean-Mathieu Bellanger : On peut retenir 4 principaux irritants :

• Le premier c’est l’absence de visibilité sur le processus achat.
• On retrouve également des tâches manuelles et chronophages lors de l’acte d’achat. Par exemple, un comptable va gérer de 5000 à 10000 factures alors qu’avec un outil et un processus adapté le nombre de factures traitées va monter à 25000 et même parfois 50000 factures par an et par comptable.
• Un autre irritant régulièrement identifié est un délai de traitement des factures qui peut s’avérer long.
• Et enfin un processus insuffisamment encadré de manière générale.

A ceci s’ajoute aujourd’hui, la mise en conformité avec la réforme 2024 qui obligera notamment les sociétés à recevoir et émettre les factures sous format électronique.

Si vous souhaitez plus d’informations sur ce sujet nous allons prochainement diffuser un webinar dédiés à la facturation électronique.

2. La méthodologie du projet “Purchase to Pay”

Comment pouvons-nous traiter ces irritants ? Quelles sont les étapes clefs d’un projet “Purchase to Pay” ? et vos recommandations ?

Phase 1 : Etat des lieux

M.P.B. : Tout d’abord, l’état des lieux de l’existant est nécessaire. Il est dédié aux analyses qualitatives et quantitatives ainsi qu’à la cartographie des systèmes d’information. Chez notre dernier client, cette phase a pris un mois environ.

Mes recommandations :

• Conduire un état des lieux rigoureux et factuel.
• Prendre le temps d’identifier tous les risques autour du projet et d’apporter la bonne réponse à ces risques.

Phase 2 : Processus cibles

J.M.B. : Puis vient la détermination des processus cibles avec un atelier d’établissement des processus cibles, la rédaction du cahier des charges pour l’éditeur, et la constitution de la “short-list” des éditeurs.

Mes recommandations :

• Décrire les besoins fonctionnels cibles.
• Dans un second temps, il faut limiter au maximum les traitements spécifiques.

Phase 3 : Choix de l’éditeur

M.P.B. : Enfin une phase dédiée au choix de l’éditeur est nécessaire avec les démonstrations des éditeurs, la préparation des grilles d’évaluation, les soutenances et l’analyse des offres des éditeurs.

Mes recommandations :

• Préparer un ensemble de questions clefs sur lequel l’éditeur devra se positionner.
• Préparer une grille d’évaluation qui permettra d’apporter du rationnel lors de la sélection de l’éditeur.

Quelle est la durée du projet ?

J.M.B. : Selon la taille de l’entreprise et la complexité, la durée de ces trois phases est variable et peut aller de 4 à 8 mois. Par exemple, pour une ETI, nous pouvons compter près de 6 mois.

Ensuite, une fois l’outil sélectionné, la phase d’implémentation peut démarrer.

Quels sont les bénéfices attendus ?

M.P.B. : Les enjeux et les objectifs d’un projet “Purchase To Pay” sont de :

• Améliorer la maîtrise des risques. Exemples : solliciter des fournisseurs respectueux des règles et qui sont fiables, respecter l’obligation de dématérialisation des flux économiques et les délais de paiement.
• Piloter et anticiper les engagements de dépenses. Exemples : réduire les délais de clôture, accroître la visibilité.
• Supprimer les tâches chronophages et sans valeur ajoutée. Exemples : automatiser les processus éligibles, réduire le nombre de factures et de fournisseurs.
• Réduire les dépenses. Exemples : piloter les engagements dans un cadre budgétaire, contrôler la réalité de la prestation, massifier les achats.

3. Conclusion et conseils supplémentaires

Fort de votre expérience, est-ce que vous avez un ou plusieurs derniers conseils à nous donner ?

J.M.B. : Tout d’abord, comme pour tout type de projets, je conseille de construire et suivre un micro-planning détaillé. Ensuite, il est également important de déterminer dès le début une gouvernance projet claire avec un réel “sponsorship”.

Ensuite, dans le cas de ce processus, il faut :

• Déterminer le périmètre de jeu : quels sont les achats qui vont être concernés par le projet achat ? (frais généraux, marchandises, volumes).
• Cartographier l’acte d’achat : qui achète ? comment ? auprès de combien de fournisseurs ? seuils à mettre en place ou non ? contrats ou non ?
• Bien veiller à la conduite du changement, qui est un point à ne surtout pas négliger, en embarquant les équipes et les parties prenantes dès le début du projet car il existe un risque de rejet très important. C’est d’ailleurs quelque chose qu’on a trop souvent vu !

Quel que soient vos objectifs derrière l’optimisation du processus achat, la clef du succès est vraiment de réaliser une bonne préparation avant toute mise en place d’outil de digitalisation, alors n’attendez plus !

Si vous souhaitez revoir votre processus achat contactez-nous ici

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