EPM et BI : pourquoi utiliser ces logiciels pour piloter la performance ?

93% des directions financières comptent investir dans la digitalisation de la fonction finance à court terme selon une étude de la DFCG. Cependant, elles sont encore nombreuses à utiliser Excel pour saisir leur budget et non pas des outils d’analyse de la data. Or, cette pratique rend difficile la construction du budget, la production d’un reporting mensuel et d’un rolling forecast (la revue mensuelle des grands éléments du reporting et du budget : compte de résultat, bilan et trésorerie). Une autre difficulté à laquelle sont confrontées les entreprises est de faire évoluer le budget en fonction de facteurs macroéconomiques (cours des matières premières, de l’énergie, etc.) pour piloter leur performance. Les logiciels EPM (Enterprise Performance Management) et de BI (Business Intelligence) s’avèrent être des solutions adéquates face à ces enjeux.

Comment piloter la performance de l’entreprise à l’aide de logiciels EPM et de BI ? Quels sont leurs bénéfices ?

Xavier Gardiès, associé, et Gwénaël Saunier, directeur, chez June Partners, nous expliquent comment le déploiement de logiciels EPM et de BI est une aide au pilotage de la stratégie et des opérations, ainsi que, in fine, à la prise de décisions.

Pilotage des opérations quotidiennes et de la planification

Aujourd’hui, il existe de nombreux logiciels pour gérer une entreprise, prendre en charge les opérations quotidiennes et la planification comme ceux d’EPM ou de BI. Ces derniers font partie du système d’information décisionnel de l’entreprise qui :

• Améliore les capacités de pilotages stratégiques et opérationnelles des entreprises ;
• Apporte une information de gestion pertinente, qualitative et prospective.

Pour rappel, un logiciel d’Enterprise Performance Management (EPM) effectue le suivi des performances dans l’ensemble de l’entreprise pour les améliorer. Il fournit à l’entreprise des analyses de données, des rapports et des modèles de prévision afin d’examiner, de comprendre et de planifier stratégiquement ses activités. Quant à la Business Intelligence (BI), il s’agit d’une typologie d’outils qui absorbe les données de l’entreprise et les présente dans des formats ergonomiques (rapports, tableaux de bord, diagrammes, graphiques). A partir de ces informations, il est possible de visualiser les performances de l’entreprise.

Les logiciels EPM et de BI, une réponse aux enjeux de pilotage de la performance

Le déploiement des logiciels EPM et de BI est une réponse à plusieurs enjeux du pilotage de l’entreprise :

• Planification : obtenir une vision holistique de la planification et des résultats sur l’ensemble des domaines de l’entreprise (xP&A pour Extended Planning & Analysis). Le but est de faciliter le pilotage opérationnel, éclairer la décision, définir et suivre l’exécution de la stratégie ;
• Profitability & Cost Management : améliorer les processus de gestion de la rentabilité pour fournir des informations plus riches et une transparence des coûts afin d’obtenir une visibilité sur les rentabilités sous-jacentes ;
• Analytics & Reporting : utiliser des outils ETL (Knime) ou BI (Power BI). Ils fournissent des informations ainsi que des analyses prospectives et prédictives pour aider à façonner la vision stratégique de demain. Ils améliorent la prise de décision d’aujourd’hui en temps réel via des états de reporting élaborés ;
• Closing & Consolidation : effectuer une clôture rapide et précise pour, notamment, obtenir des réponses plus rapides aux demandes réglementaires et disposer d’un reporting dans des délais plus courts.

Cas d’usages et différences entre les logiciels EPM et de BI

De plus, les logiciels EPM et de BI répondent à divers cas d’usages. Par exemple, ils sont utiles pour intégrer aux reportings de l’entreprise des hypothèses changeantes à haute fréquence sur l’inflation (évolution de la volatilité du cours des matières premières, de l’énergie, du taux d‘emprunt, etc.). L’objectif étant de pouvoir réajuster le budget en modifiant ces hypothèses.

Un autre exemple d’usage de ces logiciels est de connecter l’ensemble des business plan (XP&A) des directions de l’entreprise. Grâce à cette vision globale, il est possible de :

• Varier les analyses et les planifications de l’ensemble des activités de l’entreprise ;
• Piloter et obtenir des nouveaux scénarios rapidement.

Par ailleurs, les logiciels EPM et de BI ont quelques différences dans leur fonctionnement. D’une part, les logiciels de BI restituent des informations et analysent les données du passé. En revanche, ils ne permettent pas d’effectuer des projections ou simulations et de la planification. D’autre part, les logiciels EPM réalisent des simulations et des scénarios en plus de l’analyse et du reporting sur le réel et intègrent la possibilité de saisir des informations pour effectuer de la planification ou renseigner des changements de variables.

Processus et bonnes pratiques à suivre

Par conséquent, l’entreprise doit sélectionner des logiciels EPM et de BI adaptés à ses besoins et qui sont flexibles (UX calcul, reporting). A ce moment-là, il est utile de :

• Revoir ses processus et son organisation ;
• Recruter ou former des profils métier capables de comprendre les données (data analyst, etc.) ;
• Travailler avec la DSI (direction des systèmes d’information) pour intégrer ces outils au système informatique actuel ;
• Mettre en place une data gouvernance qui garantit la qualité, l’unicité, l’intégrité, l’exactitude et la cohérence des données. Des outils sont alors nécessaires pour gérer les référentiels de manière unique et partagée, ainsi que pour ne pas dupliquer les données.

De plus, l’entreprise qui souhaite déployer ces solutions doit être en mesure de :

• Piloter son projet étape par étape ;
• Structurer la démarche et le cahier des charges ;
• Construire son modèle de données référent ;
• Disposer d’un modèle de compte analytique ;
• Choisir une architecture décisionnelle et data en fonction des besoins et usages de chaque direction de l’entreprise (uniquement reporting et analyse, ou planification, et/ou consolidation statutaire, etc.) et de leur environnement.

La mise en œuvre de logiciels EPM et de BI est un levier d’uniformisation des processus de planification, de reporting et d’analyse au profit du pilotage et de la prise de décision de l’entreprise.

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